Kontrahenci lub klienci płacący z opóźnieniem – albo nie płacący wcale – to prawdziwa zmora polskich przedsiębiorców. W tych słowach nie ma żadnej przesady: tego typu problemy są obce zaledwie co ósmej (!) firmie w Polsce.
Mimo że problem jest tak powszechny, to okazuje się, że wielu przedsiębiorców… nie robi nic, by go rozwiązać, chociaż wielu już boryka się z jego poważnymi konsekwencjami: zatorami płatniczymi. Tymczasem w wielu przypadkach nie trzeba nawet sięgać po twarde argumenty. Chociaż czasami warto.
Problemy z terminowością zapłaty są w zasadzie pewne przy pewnej skali działalności – prawdopodobnie doświadczyłeś ich również i Ty. Jak wynika z raportu Krajowego Rejestru Długów, dotykają one 88% przedsiębiorców. W większości wyglądają one dość niewinnie. 64% spóźnionych należności to takie, w których termin zapłaty został przekroczony o mniej niż 3 miesiące. Jednak to tylko pozory: aż 38% przedsiębiorców przyznaje, że w związku z problemami z należnościami, ograniczają swoje zakupy.
Co gorsza, niemal co trzeci sam ma przez to problemy z regulowaniem własnych zobowiązań. A to już przecież oznacza wymierne koszty: ryzyko wpisu do BIG, brak zaufania kontrahentów wyrażający się niechętnym udzielaniem kredytu kupieckiego czy rabatów, konieczność poszukiwania dodatkowego finansowania (które nie jest przecież darmowe).
Nieregulowanie zobowiązań po prostu kosztuje, dlatego zanim będziesz do tego zmuszony – działaj.
Działaj!
Statystycznie rzecz biorąc, prawdopodobnie jesteś wśród przedsiębiorców, którym część klientów nie płaci. Ale nie jesteś jeszcze w grupie tych, którzy z kolei nie płacą swoim kontrahentom.Jednak ryzyko trafienia do tej drugiej grupy jest wysokie. W skali kraju, setki tysięcy firm opóźniają płatności dla swoich dostawców, nie mogąc doczekać się wpłat od klientów.
Dlatego, jeśli jeszcze nic nie zrobiłeś, by zmobilizować swoich klientów do szybszej spłaty, zrób to od razu:
- zadzwoń do klientów i „przypomnij się” z płatnościami; kulturalnie ale zdecydowanie domagaj się spłaty od razu, ewentualnie umów się na niezbyt odległą, konkretną datę.
- wyślij maila z przypomnieniem
Przekonasz się, że w wielu przypadkach to wystarczy; często kontrahenci nie chcą „niepotrzebnie” nadwyrężać swojego portfela i wychodzą z założenia, że „skoro się nie przypomina, to znaczy, że może poczekać”.
I być może rzeczywiście nawet możesz poczekać, ale jednocześnie Twoim prawem jest domagać się zapłaty w terminie. Na tym polega profesjonalizm – obu stron.
Jeśli jednak tego typu miękkie środki nie pomagają, sięgnij po twardsze argumenty: profesjonalną windykację.
Profesjonalna windykacja?
Być może uważasz, że to zbyt mocne rozwiązanie i odruchowo wzdragasz się na sam dźwięk tego słowa. Zapewne podobnie zareaguje Twój dłużnik – i na tym polega też pierwsza zaleta takiego rozwiązania. Często sam widok nadawcy listu, w którego nazwie widnieje słowo „windykacja należności”, powoduje, że zaległa faktura trafia to przegródki z napisem „pilne”.
Wtedy problem rozwiązuje się, zanim nawet zbliżymy się do tego, co kojarzy nam się z windykacją.
Oczywiście już nawet zwrócenie się o windykację do profesjonalnej firmy świadczy o tym, że problem faktycznie istnieje. I ani Ty, ani Twój kontrahent nie powinniście postrzegać tego jako „kary”. Po prostu wyczerpałeś możliwości samodzielnego dochodzenia swoich należności i powierzasz to zadanie profesjonalistom. Nie zawiniłeś tej sytuacji i nie ma powodu, aby to na Tobie spoczywał obowiązek prowadzenia niełatwych rozmów w sprawie uregulowania zobowiązań.
Mity o windykacji
Zlecenie odzyskania należności zewnętrznej firmie bywa jednak jako trudne. Jest między innymi dlatego, że wokół windykacji narosło wiele mitów.
Mit nr 1. Windykacja nie jest dla mnie, to usługa dla banków i dużych firm
To nieprawda. Windykacja jest usługą również dla małych firm. Ewentualnym limitem może się okazać wartość zobowiązania. Ale jeśli mówimy o kwotach rzędu kilku tysięcy złotych lub wyższych, profesjonalna windykacja należności ma już sens.
Mit nr 2. Windykatorzy to szemrane towarzystwo
Utożsamianie pracowników firm windykacyjnych z ogolonymi na zero osiłkami wysiadającymi zwartą grupą z używanego samochodu niemieckiej marki to już tylko echo filmów z lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku.
Dziś faktyczny obraz branży jest zupełnie inny. Gros spraw załatwianych jest telefonicznie, w toku kolejnych rozmów i ponagleń, a sami pracownicy takich firm to nie ludzie z problemami z prawem, ale często ludzie, którzy to prawo egzekwowali – policjanci. Potrafią prowadzić trudną rozmowę w dojrzały i asertywny sposób, wysłuchując także wersji dłużnika.
Mit nr 3. Windykacja stawia dłużnika pod finansową ścianą
Wielu przedsiębiorców nie chce korzystać z usług windykatorów, zakładając, że ci, niezależnie od okoliczności, będą dążyć do tego, by od razu wyegzekwować cały dług, nawet kosztem finansowej ruiny dłużnika. To kolejny mit: dążenie do zawarcia ugody i rozłożenie długu na raty jest jednym z najskuteczniejszych instrumentów w przyborniku firm windykacyjnych.
Czy “narażasz na szwank” relacje z klientem?
Często powodem, dla którego przedsiębiorca obawia się skierować należność swojego klienta do windykacji przez zewnętrzną firmę, jest obawa o relacje z nim. Dobra historia współpracy, relacje budowane przez lata, czasami serdeczne – czy warto ryzykować przekreśleniem przyszłej współpracy?
To oczywiście uzasadnione obawy i ważne pytanie, ale żeby na nie odpowiedzieć uczciwie, warto je także w pewnym sensie odwrócić: czy rzeczywiście można tu mówić o dobrej relacji? Może Twój dłużnik spłacił w międzyczasie innych wierzycieli, a Ciebie, jako osobę, z którą ma „dobre” relacje, zostawił… na koniec? Czy ta relacja nie jest przez przypadek jednostronna? Może to Ty traktujesz go dobrze, a korzyści czerpie przede wszystkim on? Jeśli do tej pory zarabiałeś na współpracy z tym klientem, jakie są szanse, że zyski będziesz realizować również w przyszłości – jeśli nie dostajesz pieniędzy już od kwartału, pół roku, roku?
Cóż, sięgnięcie po usługi firmy windykacyjnej może nie być łatwą czy przyjemną decyzją. Jest to jednak sposób na rozwiązanie problemów, które w przeciwnym wypadku mogą nabrzmieć jeszcze bardziej. Dlatego, jeśli masz problem z nierzetelnymi klientami, warto rozważyć windykację jako jedną z metod jego rozwiązania.
To zwyczajnie kolejne narzędzie, jakim możesz posługiwać się w biznesie. I tak właśnie powinni je traktować przedsiębiorcy: w kategoriach czysto profesjonalnych.
