Historia właścicieli małej apteki, którzy jednym prostym posunięciem zarobili 10 tys. złotych

Robert Mucha

Ten tekst zainspirowany został realiami apteki, ale mechanizmy, o których piszemy, będą wyglądały podobnie także w innych branżach. Więc nawet jeśli prowadzisz sklep z narzędziami, znajdziesz tu kilka podpowiedzi, jak efektywnie zwiększyć oszczędności i zyski swojego biznesu. Zobaczysz także, jak właściciele małej apteki jednym, strategicznym posunięciem zarobili… na urlop na Maderze.

Z Magdą i Bartkiem rozmawiamy w ich domu, w jednej z podwarszawskich miejscowości. W Kredytmarket uznaliśmy, że właściciele niesieciowych aptek mogą być ciekawym klientem —  spotykamy się więc, żeby lepiej poznać specyfikę tego rynku. Za poświęcony czas rewanżuję się odrobiną „optymalizacji finansowej”. I właśnie o niej dzisiaj chcę napisać.

Analiza zakupów towaru

Magda, farmaceutka, zwykle płaci za zakup towaru z odroczonym terminem płatności. Czytelnicy naszego blogu już wiedzą, że jest to okazja do oszczędności. Magda zaraz się o tym dowie, a w ciągu kolejnych kilku dni potwierdzi tę możliwość z hurtownikiem. Teraz wystarczy znaleźć źródło finansowania – a istotnie, jest co finansować.

Magda praktycznie codziennie składa jedno do dwóch zamówień na leki. Miesięcznie sprzedaje towar za około 100 tys. zł, z czego 30 tys. stanowią leki szybkorotujące, czyli takie, których zapas wyczerpie się w ciągu miesiąca (oczywiście w Twojej branży, „szybkorotujące” może być określone inaczej).

Te 30 tys. to głównie popularne, reklamowane w mediach leki OTC, czyli dostępne bez recepty. Proponuję, aby kupować je za gotówkę (mówiąc „za gotówkę” mam oczywiście na myśli bardzo krótki termin płatności, do dwóch dni).

Zakładając możliwość wynegocjowania 3-procentowego rabatu, nawet finansowanie zakupu kredytem o RRSO rzędu 20% powinno przynieść oszczędności.

>> Nie wiesz, cym jest RRSO? Zajrzyj tutaj, żeby sie dowiedzieć! 

– Słuchaj, to brzmi super, ale nie mogę tego zrobić. Jeśli z każdego zamówienia miałabym wybierać leki szybkorotujące, to bym się nie wyrobiła. Składanie i rozliczanie zamówień nie może być zbyt pracochłonne. Papierologii i tak w aptece jest dużo, a przecież musimy przede wszystkich obsługiwać pacjentów. Jeśli mielibyśmy wybierać niektóre, konkretne leki i rozliczać je inaczej, niż pozostałe, to moje dziewczyny w aptece chyba by mnie powiesiły. Już i tak mają mnóstwo pracy. Jeśli mam dać im nowe zadania, to zasady ich wykonywania muszą być maksymalnie proste.

Przez chwilę dobry pomysł wisi na włosku, ale szybko pojawia się rozwiązanie: przecież nie ma żadnego znaczenia, które konkretnie leki zostaną kupione za gotówkę, o ile tylko kwota będzie się zgadzała. W dodatku nie musi być ona wyliczona co do grosza. Nic wielkiego się nie stanie, jeśli przeszacujemy czy nie doszacujemy zakupy leków OTC w danym miesiącu o kilkadziesiąt czy nawet kilkaset złotych, i za gotówkę kupimy trochę za dużo lub trochę za mało leków. Zakładamy po prostu, że jest to 30 tys. zł.

– Teraz wystarczy po prostu pilnować łącznej kwoty zamówień i zamawiać na gotówkę, dopóki w danym miesiącu nie „pęknie” nam 30 tys. To sporo łatwiejsze, niż pilnowanie listy leków do zakupu za gotówkę, ale jednak wciąż nieco kłopotliwe. Mam nadzieję, że dziewczyny z księgowości to wytrzymają.

– Można to uprościć jeszcze bardziej – proponuję. 30 tysięcy to z grubsza 1/3 Twoich miesięcznych obrotów, więc możesz po prostu wprowadzić zasadę, że przez pierwszych 10 dni w miesiącu – czyli przez 1/3 miesiąca – za wszystkie faktury płacicie gotówką.

Koszt kapitału

Przerwijmy teraz na chwilę relację z rozmowy z Magdą i Bartkiem, żeby przybliżyć pojęcie kosztu kapitału. Bez obaw, nie będziemy brnęli w analizy finansowe, a wszystko przedstawimy na prostych przykładach.

Zaczniemy od kredytu, bo tu sprawa jest chyba najprostsza.

Koszt kapitału w tym przypadku to łączna wartość wszystkich kosztów z nim związanych, przedstawiona w ujęciu procentowym, rocznym.

Jeśli jedynym kosztem kredytu jest oprocentowanie, to koszt kapitału jest równy właśnie oprocentowaniu. Jeśli pojawiają się dodatkowe koszty (prowizja, ubezpieczenie), kosztem kapitału jest – jak się zapewne domyślasz – RRSO kredytu.

Kapitał własny także ma swój koszt, co staje się oczywiste, jeśli pomyślisz, ile pracy wkładasz, aby zarobić pieniądze. W dodatku można ten koszt precyzyjnie obliczyć, my jednak znowu odwołamy się bardziej do intuicji, niż do rachunkowości.

Koszt kapitału własnego jest ściśle związany z tzw. kosztem alternatywnym, czyli kosztem utraconych korzyści. Brzmi to dość akademicko i teoretycznie, ale idea kosztu alternatywnego jest prosta: jeśli zainwestujesz tysiąc złotych w przedsięwzięcie A, to nie będziesz mógł go zainwestować w żadne inne przedsięwzięcie. Powiedzmy, że przedsięwzięcie A przynosi x% rocznie z zainwestowanej kwoty, a przedsięwzięcie E, najlepsze ze wszystkich pozostałych, y%. Kosztem alternatywnym dla przedsięwzięcia A jest więc y%.

Jeśli więc x% jest większe od y%, to bez wahania inwestujemy pieniądze w przedsięwzięcie A i możemy pogratulować sobie dokonania najlepszego możliwego wyboru. Proste? Proste.

Przynajmniej w teorii, bo w życiu już niekoniecznie. I to nie tylko dlatego, że prawdziwe wybory są bardziej skomplikowane – chociaż oczywiście często są. Są sytuacje, kiedy nie dokonujemy najlepszych wyborów, bo nie jesteśmy nawet świadomi istnienia wyboru lub najzwyczajniej o nim zapominamy, wykonując pewne czynności rutynowo.

Tydzień nad oceanem

– No więc tak na oko ­– mówię – jeśli uda Ci się wynegocjować te 3% rabatu za płatność gotówką, to z powodzeniem na 30 tysięcy możesz wziąć kredyt nawet na 20% rocznie i jeszcze wyjdziesz na swoje. Zresztą zaraz policzymy dokładnie. A jeśli nie brałabyś na kre… Właśnie, a możesz po prostu zapłacić gotówką, bez kredytu?

– W sumie mamy jakieś pieniądze na lokatach­ – do rozmowy włącza się Bartek – Myślę, że te 30 tysięcy moglibyśmy wyłożyć właśnie z lokaty.

– No, to jesteśmy w domu! Słuchaj, na ile procent jest oprocentowana ta lokata?

– Nie pamiętam, może jakieś 2%?

– Czyli zrywając tę lokatę, stracisz 2 procent rocznie, czyli… sześć stów odsetek rocznie i to będzie właśnie Twój koszt alternatywny. W tym czasie na rabacie oszczędzisz 3 procent razy 30 tysięcy razy 12 miesięcy, czyli… gdzie jest kalkulator? …dziesięć tysięcy osiemset. Czyli jesteś dziesięć tysięcy dwieście do przodu na tym interesie.

– 10 tysięcy? Tygodniowy wyjazd na Maderę dla dwóch osób?

– Tygodniowy wyjazd na Maderę dla dwóch osób.

Co i jak wybrać?

Te liczby niewątpliwie robią wrażenie, tym bardziej, że są z życia wzięte. Jednak to, że kupując towar możesz zarobić na nim więcej, niż na lokacie (co swoją drogą jest w zasadzie oczywiste), nie znaczy, że powinieneś zerwać wszelkie lokaty i uwolnione w ten sposób środki przeznaczyć na zakup towaru.

Po pierwsze, nie zawsze za zakup za gotówkę (czyli: z bardzo krótkim terminem płatności) faktycznie dostaniesz rabat.

Po drugie, odsetki są prawdopodobnie jednym z najmniej ważnych powodów, dla których zakładamy lokaty. Ważniejszym jest bezpieczeństwo finansowe, możliwość sięgnięcia po te środki w dowolnej chwili, kiedy zajdzie taka – czasami nagła i być może nieprzyjemna – konieczność.

Magda i Bartek mogli sobie pozwolić na sfinansowanie zakupów kapitałem własnym, bo okazało się, że wskutek rutynowych decyzji, był on zainwestowany nieefektywnie. Co ważne, oszczędności, które pozostały na lokatach po wypłaceniu wspomnianych 30 tysięcy, wciąż dawały im wystarczającą „poduszkę bezpieczeństwa”.

Jednak nawet, gdyby Magda i Bartek nie sięgnęli po oszczędności, mogliby sfinansować zakupy kredytem. Przy założeniu RRSO kredytu na poziomie 20% i 30 tysięcy miesięcznych zakupów (a więc też konieczności kredytu w takiej kwocie), roczny koszt odsetek i prowizji od kredytu wyniósłby 6 000 zł. Jak wcześniej policzyliśmy – oszczędności z tytułu rabatu to 10 800 zł rocznie.  W związku z tym, kredyt generowałoby dodatkowy zysk na poziomie 4 800 zł.

To prawie 5 tysięcy złotych extra w kieszeni. Bez wysiłku i kombinatoryki wyższej. Twojej wyobraźni pozostawiam, co Ty zrobiłbyś z nimi tego lata.

Rozmowa z Magdą i Bartkiem okazała się bardzo inspirująca, dlatego możesz spodziewać się kolejnych artykułów związanych z wyzwaniami, z jakimi mierzą się farmaceuci (i nie tylko oni).

Tymczasem, skoro już wspomnieliśmy o wyzwaniach z jakimi mierzą się farmaceuci, udało nam się namówić specjalistę, panią Magdalenę Wojciechowicz, Senior Associate w Dentons, na odpowiedzi na kilka pytań, jakie padły w rozmowie. Oto ich pierwsza część.

  • Internet to ogromne możliwości nie tylko komunikacji, ale także sprzedaży. Nic dziwnego, że także właściciele aptek bacznie się mu przyglądają. Sukcesy aptek internetowych kuszą, jednak z drugiej strony, polskie prawo bardzo rygorystycznie reguluje sprzedaż i reklamę produktów leczniczych. Stąd farmaceuci często zadają sobie pytanie, czy apteka może mieć własną stronę www, a jeśli tak, to co może na niej zamieszczać?

Na to pytanie trzeba odpowiedzieć, mając na uwadze to, czy apteka prowadzi sprzedaż wysyłkową czy też nie.

W przypadku, w którym apteka prowadzi taką sprzedaż, konieczność posiadania odpowiedniej strony jest oczywistością. Na stronie, z pomocą której apteka prowadzi sprzedaż wysyłkową produktów leczniczych, musi być zawarty cały szereg informacji wymaganych przepisami regulującymi ten rodzaj działalności.

Wymagania w tym zakresie są obszerne i nie będziemy ich tu przywoływać.

Oczywiście apteka, która nie prowadzi sprzedaży wysyłkowej również może posiadać stronę internetową.

Wszystkie apteki, które korzystają z takiego sposobu komunikacji, muszą jednak pamiętać, by treści umieszczane na stronach nie stanowiły reklamy apteki i jej działalności. Na pewno za reklamę zostaną uznane przez Inspekcję Farmaceutyczną wszystkie treści, które mają na celu zwiększenie sprzedaży w aptece lub jako takie mogą być odebrane przez klienta.

Mając na uwadze dotychczasowe orzecznictwo Organów Inspekcji i sądów administracyjnych bezpieczne jedynie jest umieszczanie informacja o lokalizacji i godzinach pracy apteki.

Należy również pamiętać, by umieszczane na stronie treści nie stanowiły reklamy produktów leczniczych, chyba że przedsiębiorca prowadzący aptekę posiada w tym zakresie stosowne umowy z podmiotem odpowiedzialnym.

  • A czy apteka może być patronem lub sponsorem lokalnego wydarzenia sportowego lub kulturalnego?

W tym przypadku również trzeba mieć na względzie przepisy w zakresie reklamy aptek i ich działalności. Z uwagi na fakt, iż Organy Inspekcji niezwykle szeroko definiują reklamę, prawdopodobne wydaje się uznanie informacji o tym, iż apteka jest sponsorem jakiegoś wydarzenia, za niedozwoloną reklamę. Zdaniem Organów, informacja taka może mieć de facto na celu przedstawienie w pozytywnym świetle apteki i przyciągnięcie do niej w ten sposób klientów.

Nie powinna być natomiast kwestionowana przez inspekcję informacja, iż dany przedsiębiorca jest patronem lub sponsorem wydarzenia, jeżeli nie zawierać będzie ona treści wskazujących na to że dany przedsiębiorca prowadzi aptekę.

Magdalena Wojciechowicz
Senior Associate

Robert Mucha

Przedsiębiorca, miłośnik społecznie odpowiedzialnego biznesu i znakomity project manager. Przez kilkanaście lat zarządzał procesami dotyczącymi logistyki i bezpieczeństwa w Shell w Polsce i Skandynawii.